Podemos encontrarnos con uno, dos, varios o múltiples órganos de decisión en una empresa, dependiendo del tamaño de estas. Las decisiones estratégicas pueden recaer en la propiedad, la dirección general, en varios grupos, e incluso en las organizaciones más complejas dentro de Comités de Dirección, aunque finalmente en todos los casos sólo una persona aprueba las decisiones estructurales y estratégicas, habiendo contado con la colaboración o recomendación de grupos de colaboradores.
Existe otra medida que afecta a la capacidad de tomar decisiones, además del tamaño de la empresa, y ésta es la tipología de las propias decisiones. Cada unidad de negocio, cada órgano de la empresa, actúa como decisor independiente en gran cantidad de asuntos, relativos a sus responsabilidades funcionales, o como parte de una cadena distribuida y jerarquizada que sintetiza y reduce el volumen de decisiones a tomar en niveles superiores.
De tal modo que la dimensión de la empresa y la tipología de las decisiones son las que pueden definir el modo en el que las organizaciones responden y actúan ante el entorno.
Situándonos en una teórica empresa de tamaño medio-grande, la toma de decisiones puede clasificarse en:
- Las que afectan a los presupuestos económicos departamentales, a la cuenta de resultados, al establecimiento de procesos, a inversiones relacionadas con las herramientas, productividad, siempre y cuando estas decisiones no afecten a las estructuras generales, al porfolio de servicios o productos y al tipo de mercado. Estas decisiones se toman en las propias Divisiones o Departamentos y son presentadas por los respectivos Directores, ejecutadas como respuesta dinámica a las variaciones del entrono y a las demandas del mercado. Algunas de ellas pueden ser escaladas para adquirir mayores compromisos en su logros.
- Del mismo modo, en los mismos órganos de poder recaen las responsabilidades de decidir los planes de marketing, los planes de comercialización de productos establecidos. Este tipo de decisiones suelen ser las más variables y guardan una relación estrecha con las facilidades que proporcionan los Sistemas Analíticos (BI) así como los relacionados con los clientes (CRM).
- Las decisiones que tienen que ver con las tecnologías, la arquitectura de procesos generales, las soluciones que afecten a la productividad global, las inversiones en sistemas, arquitecturas, soluciones empresariales, comunicaciones, continuidad de negocio, formación, y aspectos de organización humana y empresarial ligados a la productividad son tomadas por el responsable de Sistemas de Información, o como dicen los anglosajones CIO, Chef Information Officer. Aunque algunas de ellas requerirán la aceptación Director General o del Comité de Dirección de la empresa.< ?xml:namespace prefix = o />
- A las necesidades de estructura organizacional global, empleados (“head count”), planes de acción a largo plazo (Business Plan), resultados finales perseguidos, acuerdos con instituciones, desarrollo de productos, royalties, penetración en nuevos mercados, etc. dan respuesta, en primera instancia, los órganos colegiados, como el Comité de Dirección, siendo estas decisiones aprobadas por la Dirección General, Vicepresidencia y posteriormente ratificadas por el Consejero Delegado.
En cuanto a las herramientas utilizadas, aunque pueda existir disparidad de soluciones informáticas, para obtener información consolidada que sirva para establecer cuáles son los indicadores y estados coyunturales, se hace uso de diversos sistemas:
- Sistema ERP: Es el sistema transaccional, por que circulan y procesan todos los datos relativos al ciclo de explotación y actividad de la empresa. Como su propio nombre indica, facilita los datos de la planificación de recursos, entendiendo como recursos a todos los elementos económicos y estructurales de la empresa y su negocio. Este origen de datos muy detallados, incluye fuentes internas, como son el volumen de negocio, la rentabilidad comercial, el nivel de inventario, la cuenta de resultados, etc.
- Sistema MIS: Es el nicho de informes de toda índole, tanto estadísticos como de resultados más o menos elaborados, comparativas, evoluciones, etc. El MIS está compuesto por decenas de informes modelizados y publicados en la Intranet a través de un servidor de informes, como Crystal Decision o Analisys & Reports Services. Este modelo de informes puede basarse en multitud de origenes, siendo el sistema transacional el más valioso, y mejora con el uso de Data Marts y Sistemas Analíticos complejos, incluidos cubos OLAP, ScoreCards, etc.
- Con el tiempo, todos los elementos de información tenderán a publicarse en pequeños WebParts del Portal Corporativo o Intranet, facilitando de este modo una visión completa, tanto de los indicadores clave (PKIs), como de los documentos, esquemas, vínculos externos, organización humana, etc. que pueden ayudar a conformar una visión completa del problema o del entrono de gestión.
- Finalmente, y no sin ellos se obtendría, hay personas que podemos clasificar como “analistas de datos” que en diferentes unidades organizativas depuran, clasifican, amplían, sintetizan y publican los datos que son más complejos de agregar o significar. Sin estas personas los datos parecerían islas sin conformar la necesaria agrupación de archipiélagos o formaciones continentales.
Pero como es lógico, y esto es lo más importante, ya que las organizaciones están integradas por personas que interpretan datos sistematizados, el tipo de decisiones viene condicionado por la capacidad, intuición, compromiso, visión y eficiencia de quienes interpretan esos datos y PKIs, de modo que finalmente podemos decir que en las empresas las decisiones son tomadas por personas con más o menos talento, y sólo ese grado de talento dará como resultado el tomar decisiones acertadas.
Con esto quiero decir, contrariamente a lo que se nos dice en los manuales modernos de negocios, que los Sistemas Analíticos (BI) no son los artífices de las buenas decisiones, sino que se deben al talento de las personas que analizan y visualizan el negocio, aunque lamentablemente el talento sea uno de los dones más escasos y menos distribuidos.
